Unser ZUGFeRD-Generator
PDFs können Menschen lesen, Maschinen eher nicht. Seit 2024 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Eine visuelle Darstellung reicht nicht mehr - jetzt sind strukturierte, maschinenlesbare Daten gefragt.
Für einen Kunden haben wir eine smarte, rechtssichere Lösung im ZUGFeRD-Format gebaut, die wir euch vorstellen möchten.
PDF ≠ E-Rechnung: Was ist der Unterschied?
Klassische PDF-Rechnungen sind schön für die Buchhaltung. Aber sie liefern keine strukturierten Daten, die Maschinen direkt verarbeiten können. Genau das ist aber die Anforderung bei E-Rechnungen im B2B-Bereich seit der Verpflichtung 2024 in Deutschland.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland - ja, wirklich) ist ein Standardformat, das beides kombiniert: ein normales PDF, das zusätzlich eine eingebettete XML-Datei enthält. Diese XML beinhaltet alle Rechnungsdaten in strukturierter Form - lesbar für Maschinen und prüfbar durch Finanzbehörden. Nur so wird eine Rechnung zur erforderlichen E-Rechnung.
Die Pflicht zur E-Rechnung und ihre Bedeutung
Alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, müssen seit Mitte 2024 Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format ausstellen.
ZUGFeRD ist dabei einer der anerkannten Standards, der die rechtlichen Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen die eigenen Datenstrukturen und Prozesse daher nochmal überdenken.
Unser Praxisbeispiel: Ein maßgeschneidertes Rechnungssystem
Unser Software Development-Team hat für einen unserer Kunden ein eigenes System entwickelt, das die neuen Anforderungen direkt integriert. Die Lösung bildet den gesamten Bestell- und Buchungsprozess ab - inklusive:
Terminauswahl und Buchung durch die Kunden
Rechnungsstellung über ein internes System
Automatische Erstellung rechtssicherer E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format
Spannend wurde es, als der Kunde 2024 auch B2B-Kunden in seinen Prozess aufgenommen hat - mit Blick auf die E-Rechnungspflicht musste eine Lösung her, die nicht nur gut aussieht, sondern auch maschinenlesbar und gesetzeskonform ist.
Vom PDF zur E-Rechnung – mit Hürden und Happy End
Die Grundidee: Eine PDF-Rechnung wird automatisch durch einen internen ZUGFeRD-Generator gejagt. Klingt einfach, war es aber nicht. Unsere Software-Developerin Chiara Sandführ erstellte für unseren Kunden die Implementierung der Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD.
Die größten Herausforderungen bei dieser Aufgabe:
Eine Version des PDF-Tools musste zurückgerollt werden, weil ein Bug den XML-Export verhinderte
Die rechtlichen Anforderungen waren komplex und ließen wenig Spielraum
Die Struktur der Daten musste komplett neu gedacht und analysiert werden
Der eigentliche ZUGFeRD-Generator war schnell gebaut – aber der Weg dahin war steinig
Am Ende steht nun eine Lösung, die im Hintergrund zuverlässig strukturiertes XML erzeugt, das eingebettet in einer PDF-Datei den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht. Alles sauber, rechtssicher und easy erweiterbar für andere Projekte.
Und jetzt? Bereit für weitere Kunden
Die Lösung ist so gebaut, dass sie theoretisch auch bei anderen Kunden eingesetzt werden kann - als externer Service, der Rechnungsdaten in strukturierte ZUGFeRD-konforme PDFs verwandelt. Klar: Viele Unternehmen setzen intern auf bestehende Buchhaltungssysteme wie Datev.
Aber gerade für Kunden, die maßgeschneiderte Prozesse wollen oder brauchen, kann diese Lösung eine charmante Alternative sein. Und auch Unternehmen, die sich neu gründen oder gerade erst ihren B2B-Zweig eröffnen, kann unser Generator eine optimale Lösung sein.
Fazit: Struktur schlägt Oberfläche
PDFs sind schön, aber ohne strukturierte Daten sind sie im E-Rechnungs-Kontext wertlos. Mit ZUGFeRD haben wir eine Lösung gebaut, die beides kann: menschlich lesbar und maschinenverständlich.
Wenn ihr selbst vor der Herausforderung steht, eure Rechnungsprozesse E-Rechnungs-ready zu machen - meldet euch gern. Vielleicht jagen wir eure PDFs ja bald auch durch unseren ZUGFeRD-Bot.
